AI OPERATIONS SYSTEM
把客服、派工、報價與營收流程，整理成公司真正用得動的系統
你不需要先決定要買哪套軟體。先把目前依靠人工轉傳、Excel 或群組處理的工作說清楚，我們再依照實際流程安排優先功能。
企業營運流程中心流程示意
同一筆資料一路更新依角色設定查看權限
常見狀況
企業每天都在做，卻最容易漏掉的工作
接單後靠人轉傳
客戶資料散落在 LINE、Messenger、表單或群組，安排人員時容易漏接、重複或看不到最新狀態。
相同資料一直重複輸入
報價、派工、請款與報表各自重打一次，增加錯誤，也讓團隊花大量時間核對。
月底才知道實際營收
收入、成本、未收款與專案進度分散，管理者無法即時掌握目前狀況。
現成軟體不符合流程
功能看起來很多，團隊實際用不到，真正需要的提醒、欄位或權限反而無法調整。
可以規劃的系統
依企業的工作方式配置，不用硬套固定軟體
服務業派工系統
- 客戶預約與需求整理
- 人員排班與 LINE 通知
- 服務進度與完工回報
- 照片、收款與業績紀錄
報價、合約與請款
- 客戶與服務週期管理
- 線上報價及合約內容
- 固定與浮動款項
- 收款提醒與毛利計算
營收與線上報表
- 收入、成本與未收款
- 各客戶及專案營收
- 自動產生管理報表
- 帳號權限與資料分層
AI 企業知識庫
- 服務說明與常見問題
- SOP 與內部文件查詢
- 新人教育與客服輔助
- 業務提案與報價規則
真實應用
從企業原本的工作流程開始設計
以下只呈現已實際規劃或使用的應用，不用未驗證的數字包裝成果。
鋭潔工程
冷氣清洗接單與派工流程
將客戶需求、服務地區、人員安排、進度與完工回報整理成可追蹤的流程。
原本｜人工分散現在｜集中追蹤
導入前後的流程紀錄
導入前
→- 群組人工轉傳
- 狀態散落各處
- 完工資料另行核對
整理後
- 預約資料集中
- 技師派工與通知
- 進度及完工紀錄
流程紀錄｜不使用未經驗證的節省比例或成果數字。
杰恩斯行銷
公司內部營運中台
集中管理客戶、服務週期、報價、請款、合約、廣告費、委外成本與營收。
原本｜人工分散現在｜集中追蹤
導入前後的流程紀錄
導入前
→- 資料分散在多份表單
- 請款週期人工提醒
- 月底重新整理數據
整理後
- 客戶與服務同一入口
- 報價請款狀態可查
- 營收與毛利持續更新
流程紀錄｜不使用未經驗證的節省比例或成果數字。
合作流程
先盤點工作，再決定功能與開發順序
現況盤點
確認目前工具、人員分工、資料來源與最常發生的問題。
流程設計
整理使用者、操作步驟、通知、權限與需要保留的資料。
畫面與功能確認
先確認操作方式與必要功能，再進入實際建置。
測試與上線
使用真實情境測試，修正問題後交付並說明後續維護。
常見問題
企業導入客製系統前最常問
一定要先決定要做哪一套系統嗎？
不用。先整理目前靠人工、群組或 Excel 處理的工作，以及最常發生的漏接與重複輸入，再決定優先處理哪一段。
可以串接現有 LINE、表單或報表嗎？
可先盤點現有工具、資料格式與平台權限，再判斷採用串接、匯入或重新規劃。實際可行範圍會在提案前說明。
客製系統需要多久？
時間取決於功能、角色權限、資料串接與測試範圍。杰恩斯會先確認必要功能，分階段完成與驗收。